会議ワークショップ事例:
日立ソリューションズ・クリエイト様

【会議ワークショップ概要】
研修プログラム:会議診断、ミーティングファシリテーション研修
研修対象:部長・課長向け、主任クラス向け
受講人数:8チーム 40人
実施回数:合計8回

PDCAを回すなかで浮き彫りになっていた、会議の価値の欠如

— 当社の会議改善プログラムをご検討くださったきっかけを教えてください。

小野様

【小野様】
当社の品質管理のツールは3つ、検査・監査・レビューです。

①検査は、完成したドキュメント、プログラムなどを確認する工程
②監査は、設計・開発が基準通り行われているかを確認する工程
③レビューは、仕上がりの段階で設計・開発上の問題を抽出する工程です。この工程は、会議形式で実施します。

特にレビューについては、課題が数多くありました。
レビュー能力を強化したいと考えていましたが、そもそも会議自体が「言いっぱなし」で中途半端に終わっていました。つまり、会議の進め方そのものに問題がありました。

なぜそうなるのか、という理由は2つあります。
1つ目は、技術的な専門性を磨かないと現場のエンジニアと対等に語れないこと。
2つ目は、問題を未然に発見し抽出する、というレビュー会議本来の目的に沿った議論ができていなかったこと。

この命題に対し、回答できるパートナーを探していたところ、羽方社長と出会い、一緒に取り組んで連携できると思えたため、お願いをしました。

【早坂様】
これまで自部門では、「レビューの風土が確立されていない」と感じていました。

目的・ゴールを達成するためにレビューするのに、そこまで至らない。
さまざまな意見を引き出して活性化したい・集めていきたいのに、時間ばかりかかってしまう割に成果が乏しい、そんな状況でした。

もちろん、それが当社に限らず他の品質保証を担う多くの組織が抱える課題であることも承知していました。
そんな中、羽方さんの会社を紹介いただき、レビュー会議におけるファシリテーションのあり方で改善したいと考えました。

早坂様

—当社にご依頼いただいた感想を率直にお聞かせください。

【早坂様】
羽方さんにコンサルティングをしてもらって以降、自部門の会議は大きく変わりました。
例えば、
・会議の目的やゴールを明確にすること
・会議のアジェンダを事前に決めたこと
・ファシリテーターやホワイトボード係、議事録担当などの役割を明確にしたこと
・会議中に使う資料には、全員が事前に目を通すようになったこと
おかげで、時間切れで中途半端に終わってしまう会議はほぼなくなり、限られた時間でゴールに到達できるようになりました。

【小野様】
羽方さんから「結果が出せる会議」という内容をご案内いただき、お付き合いを始めました。
本格的にお願いする前に、最初にお願いしたのが社内会議の診断でした。
そこで当社の会議を実際に見ていただき、指摘された内容に納得したので、まずは管理職に向けた「会議の進め方研修」をお願いしました。

研修を受けて、社員たちに新たな発見があったようなので、そこから会議のコンサルティングという本来お願いしたかったことを依頼するに至りました。

足かけ2年かかりましたが、お願いして良かった、と今は率直に感じています。

— レビューのときに、映像をとらせていただきましたよね。

【小野様】
そうですね(笑)。会議風景を撮影すると言われたとき、私個人としては「それはやめてください」と正直思いました。目的・趣旨を羽方さんから教えてもらい、ようやく理解できましたが、自分たちの欠点を指摘されるということに抵抗するメンバーが多いのではないか、という懸念はありました。

ただ、社員の意向を確認してみると、主任層・担当層どちらも「やってみたい」という声が上がりました。
むしろ「指摘をしてくれ」という声のほうが、社内には多かったです。
「どうにかしたいんだ」という想いが皆にあることがわかり、実施できました。

【早坂様】
皆、構えてしまって演技しちゃうのではないかと思ったけど、誰も、自分自身もしなかったです(笑)。実際にカメラが回っていても、一切気になりませんでした。結果として、振り返りが共有できる貴重な体験になりました。

— 実際の「結果が出せる会議」を受けた印象は、どうでしたか?

【小野様】
会議のなかで発生する論点のズレを戻したり、まとまっていない点について整理してたたんでいく、しかも、それをさりげなく行っていく過程をみて、すごいと感じました。

結果は抜群でした。役割を決める、資料をちゃんと用意する。アジェンダを宣言する。
かなりの会議で、以降それが出来るようになってきています。

【早坂様】
「個々の役割がはっきりしているから、一字一句見逃さずチェックしなさい」
「技術観点の問いも、全部漏らさないように質問しましょう」と言われたのが印象的です。

体制を含めたコントロール・レビューが必要であり、そのための役割をきちんと決めて推進できるようにしたいと思いました。

本研修の後で、レビューに対して課題を集めると、
①プロジェクトを管理する技術力不足
②ものづくりに対するリスクの分析力不足
③レビューの観点の伝え方不足(指摘をしても、伝える側が悪いのか、期待通りに直されない)
が新たに浮き彫りになりました。

もちろん、過去の個人による経験値の差も影響はありますが、まずは個々の能力を上げないといけないと感じるきっかけになりました。

— 今後に向けて、お考えになっている展開はありますか?

【早坂様】
他の部署からも「我々の会議を診断してほしい」という依頼が寄せられています。
拡がりもわかりやすい形で見えていますので、これからもぜひご協力いただきたいですね。

— 本日は、ありがとうございました。

ありがとうございました。

早坂様・小野様・羽方社長 集合写真

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