不動産会社系列人事業務シェアードサービス企業
2019.01.31
話し手：人材開発グループ サブリーダー
どうすれば現状の定型業務を圧縮することができるか
— 研修アウトソーシングのきっかけと、当社を選んだ理由を教えてください。
とにかく日々のオペレーション業務が多く、企画提案等にかけられる時間が圧迫されており、各社の人事担当の期待に応えきれていないのではないか、と感じる現状がありました。
各社に向けた研修の企画提案を積極的に進めるにあたり、「どうすれば現状の定型業務を圧縮することができるか」を考えるようになりました。
圧縮する業務の候補の1つに研修当日のアテンド業務がありました。研修当日、丸一日その場にいることは、物理的に一番時間を取られる業務であり、それにより他の業務が圧迫されておりました。
特に研修繁忙期には連日研修が続くこともあり、研修会場に終日張り付くことによって、他の業務がすべてストップしてしまい、その後の業務に支障が出ておりました。また、アテンド中に別業務での緊急対応が発生して中座することもあり、アテンドに集中できないこともありました。そのような状況では、次回に向けたクオリティの高い提案ができないのではないか、という思いが募っていました。
そのほか、受託する研修が増えるにつれ、同日開催の研修も出てきたことから、このままの体制では対応しきれなくなる、という危機感も覚えておりました。
そのような時、研修のアテンド業務を委託できる、という話を聞き、そのような手立てがあることを初めて知りました。まずはお願いしてみようと思い、実際に導入している会社に紹介していただいて、早速連絡を取りました。
— 実際当社に依頼いただいている研修アテンド業務についてお聞かせください。
研修当日のアテンドとして、受講者の受付、出欠確認、資料配布、研修風景の撮影、お弁当の受取配布、アンケート回収、会場片付け、当日の研修報告書の提出をお願いしています。
当日、何か不測の事態があった際にも対応できるよう、研修開始前から終了まで、終日担当していただいています。
現在は、グループ合同で行っている公募型の研修のアテンドのみをお願いしています。プログラム内容が安定していて、毎年ほぼ同じ内容、流れでやっているものについては、問題なく委託できると考えています。当社の担当者は、研修開始前の準備、研修開始・終了時のアナウンス、昼休憩時間の講師との情報共有等、部分的なアテンドをしております。当該研修においては、研修中の様子等の報告を個人別に求められているわけではないので、前述の通りの部分的なアテンドにおいてポイントを確認できていれば、当社の担当者がずっとつきっきりである必要はないと思っています。
各社の人事担当のスタンスは異なるため、一概には言えませんが、当社では、階層別研修等においては、プログラム内容だけでなく研修における受講者の様子も研修内容の一つとして把握すべきものと考えているため、そのような研修については、引き続き当社の担当者が担当しております。
空いた時間を活用し、腰を据えて企画業務に取り組めるように
— 当社にアウトソースしてよかったことは何でしょうか。
何よりも時間の削減ができたことです。2日間の研修だと10時間以上時間を空けられるので、講師との折衝や次年度に向けたプログラムの企画など、空いた時間を活用して腰を据えて取り組めるようになりました。
また、当日の研修報告書も、委託開始時におおまかな趣旨をお伝えしただけにもかかわらず、当社の意図を汲んでいただき、質の高い報告を上げてもらえているので、研修実施報告に活用させてもらっています。
3年ほどご協力いただいていますが、安心してお願いしています。
