理想の会議の進め方 vol.1『理想の会議ってどんな会議?』

理想の会議の進め方 vol.1『理想の会議ってどんな会議?』

会議や打ち合わせ、ミーティングで悩むビジネスパーソンは多いですよね。
「そもそも会議が多すぎる」とか、
「何が決まったのかよくわからない」とか、
「ネガティブな参加者に台無しにされた」などなど、会議に関する悩みは尽きません。

そこで私たちは、理想の会議の進め方について、自分たちの会議での経験や他社の事例などを基にこのコラムでお伝えしようと思います。

はじめに 〜理想の会議について〜

ところで、会議の進め方の話に入る前に考えてみたいことがあります。
そもそも「理想の会議」ってどんな会議のことを言うのでしょうか?
プロセスから考える前に、結果から考えてみよう、というわけです。

「自分の思い通りに結論が出る会議」?
「さくっと結論が出る会議」?
「忙しいなら出なくていいよ」な会議?
どれも本音で言えば理想的ですね。

少し真面目に私たちの考える理想の会議を定義してみます。
それは、

  • 「有意義で」
  • 「納得感があって」
  • 「結論が出る」会議です。

そして、さらに大事なことは、
「会議の後、全員が前向きな気持ちで後続のアクションに取り掛かれること」なんです。

それぞれを少し詳しく説明します。
説明のわかりやすさを重視して、紹介した順序とは逆からお話します。

会議で資料を元に話し合いをしている様子

(1)「結論が出る」会議とは?

まず「結論が出る」をもう少し噛み砕くと、「会議で討議すべきこと(これを議題と呼びます)に具体的な結論が出ている状態」を指します。忙しい中召集されて、散々議論した挙句に結論が出なかったり、「じゃ、そういうことで」という終わり方をされたら、悲しいを通り越して怒りすら覚えますよね!?

なぜ「じゃ、そういうことで」だと良くないのか、当たり前すぎますがあえて考えてみます。

会議を開くことは目的ではなく、業務上ものごとを前に進めるため、あるいは問題を解決するための手段です。会議は、あくまでも手段です。となると、「会議で出た結論をもとに、メンバーがスムーズに動きだせること」が大事になってきます。スムーズに動き出すということは、その後のアクションが具体的に決まっている必要がありますよね。

だから、「そういうこと」ではなく「具体的な結論」が出ていることが必要なのです。

(2)「納得感」がある会議とは?

次に「納得感がある」について考えます。
本当だったら結論に対して納得感を持ちたいところですが、これだと会議の参加者全員が納得する結論が出ることを前提としてしまうので、現実的ではありません。

では、どんな状態を目指せば良いのかというと、
「会議の進め方に対して納得感がある状態を目指せば良い」と私たちは考えます。
会議の進め方に納得感を得るとはどういうことかというと、
「自分の考えを受けとめてもらえた」、
「他のメンバーの意見も受けとめた」
という2つの手ごたえを会議の参加者が感じることを指します。
一般に「自分の考えを受けとめてもらう」と、受けとめてくれた相手に対し信頼感が増すと言われます。
そこで、お互いの話をしっかり受けとめることで、信頼関係を深め、会議の納得感を高めることができる、というわけです。

スーツ姿の男性2人が笑顔で握手している写真

納得感が大事な理由、これも会議の結論に紐付くアクションに大きく関係しています。
会議の進め方に納得感を持つと、結論に紐付くその後のアクションに前向きな気持ちで取り組めるはずです。

「結論ありきの会議」に参加したときのことを考えてみましょう。
結論ありきの会議を開いた側は、
「なるべく反論が出てほしくない」、あるいは
「いろんな意見が出ても最終的には強引にでも当初予定の結論に持ち込みたい」と考えるはずです。

このような会議で「自分の考えを伝えよう」と前向きになることは難しいですし、「他の人の意見(特に反対意見)を受けとめる」ということは起こりにくいですよね。
そうした進め方で出た結論に、果たして私たちは前向きな気持ちになれるかというと、それは相当難しく、「やれというならやりますよ」ぐらい低いモチベーションになっているはずです。
なので、会議の進め方への納得感を得ることは大事なのです。

(3)「有意義」な会議とは?

最後に「有意義」とはどういうことかというと、「会議を開く意味があった」という意味です。
「意味があった」というのはいろいろな捉え方ができますが、数式で書くと
「会議前の状態 < 会議後の状態」
になっていることが望ましいということです。

では、「状態」というのは何を指すのかというと、次の3つを指します。

  • ①議題に対する結論の質 (会議の主催者が想定した結論に比べて高まっている状態)
  • ②会議参加者の思考の質 (視野が広がった、視点が高まったなど)
  • ③会議参加者同士の関係の質

これら3つの全て、またはいずれかが会議前よりも良くなっていれば、有意義な会議だったと言えそうです。

有意義を求める理由は、もう言わなくても大丈夫かもしれませんね。
やはりその後の「行動(アクション)」に大きく影響するからなのです。

理想の会議、皆さんの組織では実現できていますか。
言葉にすると簡単ですが、実際にやってみるとなかなか難しいかもしれません。

このコラムでは、今後も会議に関する記事を中心に皆さんの仕事に役立つ情報を掲載していく予定です。これからも、ぜひ読んでくださいね。

2017年03月29日

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