議事録の書き方『議事録には何を書けば良い?』

「この会議の議事録、君が作ってね」
と依頼されることが、特に若手の方は多いと思います。
皆さんだったら、議事録に何を書きますか?

「会議の終わるころに議事録頼まれても、それぞれの人の発言を記録してないし、
覚えてもいないよ」と困ってしまったり

「必死で参加者の話を聴いてはいたけれど、何をどこまで書けばいいのさ?」
と悩んだりするのではないかと思います。

というわけで、今日は「議事録には何を書けば良いか?」をテーマに考えます。

議事録の目的

そもそも「何を書けば良いか?」
の前に考えなくてはいけないことがあります。

それは、議事録の目的です。
つまり、
「どうして議事録を残す必要があるのか?」や
「会議の後、議事録をどのように活用するのか?」
を理解すると、おのずと
「何を書けば良いのか?」に答えが出そうですよね。

議事録を作成する目的は大きく分けると次の2つです。

① 会議後のアクションを明確にすること

② 出席者の納得感を醸成すること

① 会議後のアクションを明確にすること

会議を開くことは、目的ではありません。
何かを決めること、つまり意思決定することや、行動計画を立てること、
或いは行動計画を修正すること、などが目的であり、
その手段としてみんなで話し合うための場として会議やミーティングが開かれるはずです。
会議の後、
「で、結局何をすることになったんだっけ?」
と会議出席者をはじめ、
関係者の間で認識がズレたり曖昧にならないようにするために、
議事録が必要となります。

② 出席者の納得感を醸成すること

会議の結論に出席者全員の意向を反映させることは現実的ではありません。
例えば営業施策を検討する会議で、
「まずは既存顧客に向けた深耕営業を積極的に行う」
と決まったとします。
出席者の中には、
「既存顧客の深耕よりも新規顧客の開拓が今の当社には必要だ」
と主張する人もいるかもしれません。
ただ、その会議の結論として
「既存顧客の深耕を行う」
といったん決まった以上、反対意見を唱えていた人にも
その決定に沿って行動してもらう必要がありますよね。
とはいえ
「決まったことなんだから従ってください」
と言うだけで気持ちよく従えないのが人間の難しさです。
そうしたとき、特に反対意見を唱えていた人の納得感をどう醸成するか、
ということが大事なポイントになりそうです。
納得感を得るためにはいくつかの方法がありますが、
議事録もその役割を果たします。
具体的に何を記載するのが良いかは、後ほど説明します。

議事録に書く内容

目的を理解すると、議事録に何を書けば良いかが明らかになります。
<会議の概要>
・ 開催日時
・ 開催場所
・ 出席メンバー
・ 議題
これらは、議事録に最低限必要な基本的な情報です。
<討議まとめ>
会議の内容は、以下の4つを記載すると良いでしょう。
① 「会議で決まったことは何か」
② 「決まらなかったことは何か」
③ 「新たに上がった課題は何か」
④ 「キーパーソンの発言要旨」
この4つについて、それぞれ説明します。

① 会議で決まったことは何か?

決まったことのその先のアクションを5W1Hで明確化、具体化します。
WHEN:いつ(または、いつから、いつまでに)
WHO:誰が
WHAT:何を (ゴールや成果物をイメージすると良いでしょう)
WHERE:どこで(不要な場合もあります)
WHY: なぜ(どのような経緯で、とか背景で、とイメージするのがわかりやすいです)
HOW:どのように(具体的な方法)

② 決まらなかったことは何か?

会議の結果、結論が出ない状況は十分に考えられます。
その際、決まらなかったことについて
どのように取り扱うのかだけは記録しておきましょう。
例えば、
・ 誰が決めるのか?
・ いつまでに結論を出すのか?
・ 結論をどのように全員に共有するのか?
などを記録しておくのがおすすめです。

③ 新たに上がった課題は何か?

会議中に新たに出てきた課題について、どのように取り扱うのか
(記載することは「決まらなかったこと」と同様です)を明確にします。

④ キーパーソンの発言要旨

議事録は「出席者の納得感を醸成する目的がある」と説明しましたが、
それを満たすのがこの発言要旨です。
「結論に至る議論のプロセスで、(特に結論とは異なる反対意見として)
『誰から』『どんな意見が』出たか?」
を記録し公開すると、
「結論に自分の考えは反映されていないけれど、自分の考えは記録として残った」
と感じてもらうことで納得感を得られる可能性が高まります。

議事録作成に費やして良い時間はどのぐらい?

ちなみに、1時間の会議の議事録は20分程度で作成しましょう。
だらだらと時間をかけるのではなく、
会議終了後すぐ作ってすぐに回覧することが重要です。
いかがでしたか?
決まったこと・決まらなかったこと・新たに上がった課題・発言要旨。
この4つに絞り込むことで議事録作成の効率も上がり、議事録の質も高まるはずです。
ぜひ、参考にしてくださいね。

2017年05月16日

TOP