会議で意見が出ないときどうすれば良いのか?

「会議中に活発な意見が出ない」
「誰も意見を言わない」

そんな会議の経験、皆さんにもありますよね。

意見が出ないと、目の前の議論に納得しているのかわかりませんし、
アイデアも広がらず、せっかく集まった意味がなくなってしまいます。

会議メンバーの反応が薄い場合、リーダーやファシリテーターは、
「何か意見はないかな?」
とメンバーにやさしく問いかけて意見を引き出そうとしますが、
それでも何の意見も出ない場合、だんだん声が大きくなり、感情的になりがちです。
結果としてますます何も言えない状況になるという悪循環に陥ってしまいます。
今日は、どうすれば会議で意見が出るようになるのか、を考えてみます。

なぜ会議で意見を言えないのか?

会議で意見が出にくいのは、大きく2つの理由が考えられます。

① 相手(特にリーダー)の反応が怖くて言い出せない

「こんなことを言ったらバカだと思われるのではないか?」
「自分の考えは間違っているのではないか?」など、
リーダーたちのネガティブな反応を怖れて言えないケース。

これが、一番大きな理由かもしれません。

② 言っても無駄だから言い出さない

「どうせ自分が何か言ったところで状況が変わるわけではない」
という諦めの気持ちから、あえて何も言わない、という選択をすることもありそうです。

③ 考えがまとまらなくて言い出せない

自分の考えを言語化するのは簡単なことではないため、
言いたいことはあっても言葉にできずモヤモヤして結局言い出せないケース。

そんな経験がある方も少なくないでしょう。

意見を言いやすい環境作り

心理的安全性を高める

①や②のケースに対処するには、その場の心理的安全性を高めることが必要です。
心理的安全性を高めるというのは、

「何を言ってもバカだと思われない」
「何を言っても否定されない」
「反対意見も歓迎される」

という環境をリーダーが中心となり作ることで、
参加者の心理的な負担を軽減させることを言います。

チームの心理的安全性を高めるのは一朝一夕では叶いませんが、
チームのパフォーマンスを最大化させるための一番のキーである、
と最近の研究では言われています。

「心理的安全性」については、また別の機会で詳しくお話ししたいと思います。

考えをまとめるためにできること

次に、特に③の「考えがまとまらなくて言い出せない」ケースに対処する方法として、
できることが2つあります。
もちろん、①の「相手の反応が怖くて言い出せない」ケースや、
②「言っても無駄だから言い出さない」のケースにも、
ある程度効力を発揮する方法です。

まず書く。そして読む。

こちらからの問いに対していきなり発言してもらうのではなく、
まずは紙に書いてもらいます。
人間は書こうと思うと適切な言葉にしようという力学が働きます。
書くことで頭を整理することができるのです。

次に、書いたことを「そのまま」読むように伝えます。
「書いたことを言ってみて」
ではなく、
「書いたことを“読んで”みて」
と伝えると、メンバーは意外とすんなり読み上げます。

紙に書いたことは自分の意見なのですが、書いてあることを読む、という行為が良い意味で
「自分と自分の意見を切り離す」
ことにつながり、心理的なハードルが下がるのだろうと思います。

「まず書く。そして読む。」
一度試してみてはいかがでしょうか。
煮詰まった状況を打開できるかもしれません。

発言の順番を決める

人はいつどんな球が飛んでくるか分からないと不安になるものですよね。
いつ発言を求められるのか分からないと、ずっとドキドキして過ごすことになりますが、
発言の順番が決まっていればいつ自分に順番が回ってくるかわかるので、覚悟が決まります。
「発言の順番を予め決めておく」
これも、メンバーからスムーズ発言を引き出す方法です。

意見を出しやすい聴き方

問いかける側にも問題があります。
何も意見が出ないときに、
「どう?」
と聞かれることはありませんか?
自分が
「どう?」
と言ってしまっていること、ありませんか?

「どう?」
と言われても、何がどうなのか、何をどう答えればいいのかさっぱり分からない、
というのが問いかけられた側の正直な心情です。

リーダーやファシリテーターに限らず「問いかける側」が、
「誰に向かって問いかけているのか」、
「何に答えてほしいのか」、
が明確に分かるように具体的に質問すると、答える側も答えやすくなります。
答えやすい聴き方、答えやすい環境をつくることは問いかける側の責任と言えますね。

いかがでしたか?
自分の考えを大勢の前で発言するのは勇気がいることです。
また、相手の考えをじっくり引き出すのは忍耐のいることです。
リーダー、メンバー、それぞれが「有意義な会議」の実現に向けて
歩み寄るのがいいのだろうと思います。

せっかく出た会議で、自分がその場にいた意味を残す、
これも大事なことだと思います。

関連ページ

決まる会議について

貴社の会議の変革支援を通して、組織の意思決定や業務遂行の質、コミュニケーションの質の劇的な進化を目指すサービスです。

会議の進め方研修基礎編

「良い会議とはどんな会議なのか?」など、会議に関わる基本的な考え方を習得します。

2017年07月04日

TOP